La factura electrónica en las pymes

La factura electrónica en las pymes

Economía y Negocios de Heraldo de Aragón. 6-05-2007

En el calendario de adaptación de las TIC en las empresas, este año podríamos denominarlo el año de la factura electrónica. Aunque su nacimiento y regulación data de 2003 (RD 1496, de 28 de noviembre) y las grandes empresas ofrecen desde hace tiempo esta modalidad, es este año cuando más se está hablando y proponiendo su adopción a la pyme.

La factura electrónica nos ofrece dejar en el pasado los papeles y sus inconvenientes y mejorar en garantías y seguridad los justificantes de las operaciones comerciales que diariamente emite o recibe una empresa. Cuando utilizamos la factura electrónica, ésta es la única válida y legal. Imprimirla no cambia el atributo de original a la electrónica, y por tanto, ante la Administración Tributaria o nuestros clientes y proveedores sólo debemos guardar los archivos generados y no la impresión en papel.

La modalidad de envío puede hacerse por correo electrónico o por acceso a una web mediante un certificado digital, de manera que es el propio interesado quién visiona y administra su facturación. Una práctica errónea es la utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor.

La primera cuestión que la Pyme debe abordar es su sencillez. El cambio tecnológico que nos brinda la normativa tributaria para optimizar la gestión administrativa debe aprovecharse para implementar un cambio en la organización y plantearse como una oportunidad de negocio. Se ha hablado mucho de reducción de costes, de errores e incluso del medio ambiente, pero quizá la mayor aportación es la posibilidad de automatización del proceso de facturación e integración en el sistema de gestión. Con esta tecnología un empresario puede emitir, firmar y enviar sus facturas con un sólo clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet (PC, PDA, Teléfono móvil).

Para generar facturas electrónicas se deben garantizar dos principios básicos: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Ambos se consiguen con la firma electrónica o certificado digital, que además las dota de confidencialidad y no repudio. Cuestión esta última sumamente interesante. Si hablamos con cualquier empresario o responsable de facturación y le preguntamos sobre los problemas a la hora de reclamar el pago de una factura, sin lugar a dudas uno de los argumentos más comunes será que el cliente no ha recibido la factura que se la vuelva a enviar.

Para emitir facturas electrónicas es suficiente con disponer de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero además deberemos notificar y recabar el consentimiento del receptor, para asegurarnos de que dispone de los elementos tecnológicos para visualizar dicho documento y para verificar la firma y la identidad del emisor, lo que se traduce en un equipo informático con software adecuado para tal fin, el cual, generalmente es gratuito y conexión a Internet.

Cuestión importante es estar seguros de que la factura se ha firmado estando vigente el certificado que habilitaba para ello, pues podría darse el caso de una factura que, habiéndose firmado electrónicamente, se hubiese revocado el poder otorgado para ello.
Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existen las llamadas listas de revocación, que cada Autoridad de Certificación crea para dar a conocer en qué estado está el certificado. Hay entidades que cobran por obtener dicha información, e incluso por recibirse la factura, por lo que habrá que ser cuidadosos a la hora de elegir con qué Autoridad de Certificación vamos a contratar el servicio. Hay casos en que dicha información no sólo es gratuita, sin cobrarse además por la recepción, sino que además dicho trámite – el llamado de verificación de firma – se realiza automáticamente por el dispositivo usado para la recepción, lo que ofrece la ventaja de simplificar la recepción documental.

Son numerosas las plataformas electrónicas que entidades, bancos y empresas ofrecen a sus clientes para que utilicen la modalidad de facturación electrónica, cada una con sus peculiaridades o ventajas competitivas frente a las otras. Para que esta revolución en la facturación de los millones de empresas sea un éxito, la clave angular es que todas las soluciones informáticas utilicen estándares para que la integración de la información sea posible entre los millones de usuarios.

Como en todo, las soluciones tecnológicas para emitir facturas electrónicas deberán de adaptarse a las necesidades y recursos de la empresa. Existen soluciones para microempresas que requieren de una mínima inversión, soluciones semiautomáticas para empresas medianas y soluciones automáticas para grandes empresas, y modalidades como la subcontratación del servicio de e-facturación. En cualquier caso la empresa debe plantearse un proceso de implantación.

Este proceso, que no es sólo tecnológico, debe responder a cuestiones como ¿Me interesa automatizar mi proceso? ¿Va a cambiar el sistema de facturación?. Sin lugar a dudas, sí. Una prueba es la regulación que se está llevando a cabo para la obligatoriedad de la facturación electrónica para contratar con la Administración a partir del 2009. Esta obligatoriedad hará que numerosas empresas se vean obligadas a llevar inicialmente un doble sistema de facturación, electrónica y tradicional, que les abocará a exigir de sus clientes y proveedores la unificación hacia el sistema electrónico.

En este aspecto la Administración va a ejercer una acción de palanca, que se refleja en una de las líneas del Plan Avanza que impulsa el Ministerio de Industria y las Comunidades Autónomas para la adaptación de las TIC en las empresas. Por ello, no deberíamos esperar a los plazos previstos, y si acometer la implantación de la facturación electrónica porque hemos descubierto sus ventajas en la reducción de costes, en la eficacia de procesos, en la mejora del control y visibilidad y en la seguridad.