En numerosas ocasiones, las empresas olvidan pequeños / grandes detalles en la comunicación con sus clientes extranjeros, perdiendo oportunidades de negocio por no tener en cuenta, por ejemplo, como escribir la fecha de una reunión.
1. Disponga de un punto de entrada las 24 horas. Una dirección de correo electrónico o un fax siempre en línea permitirán mantener el contacto cuando se hacen negocios con países situados en zonas horarias distintas.
2. Comunique a la otra parte quién es su persona de contacto en la empresa. Debe ser alguien con quien pueda comunicarse en el mismo idioma.
3. Conteste la correspondencia con rapidez, aunque solo sea para acusar su recepción y comunicar que se responderá en cuanto se esté en disposición de hacerlo.
4. Evite el uso de abreviaturas y siglas o hágalo tras definir su significado.
5. Al escribir una fecha haga constar el mes en letras. El 7.8.2003 puede significar el 7 de agosto o el 8 de julio.
6. Comunique con antelación las fiestas locales y las ausencias prolongadas de las personas de contacto.
7. Tenga en cuenta el uso de distintas unidades de medida, especificando claramente la unidad utilizada y convirtiéndola cuando sea necesario.
8. Disponga de traducción, como mínimo al inglés, de cualquier texto relevante para la otra parte en la compraventa (catálogos, especificaciones de producto, etc.)
9. Conozca la idiosincrasia, las formas y las costumbres del país. Su desconocimiento puede frustrar un negocio tanto como su conocimiento puede facilitarlo.
10. No deje nunca de solicitar aclaraciones sobre cualquier aspecto que pueda parecer dudoso o confuso en el contrato o en cualquier comunicación intercambiada.
Fuente: Guía Práctica Comercio Exterior, Banco Sabadell