Cómo se gestiona la llegada de un empleado novato a la oficina

La mejor estrategia para acelerar la buena integración de un profesional es no dejarle solo y elaborar un plan de acogida adaptado a su perfil y posición, con un tutor que le introduzca en la cultura empresarial.

Ante la incorporación de un nuevo profesional en la empresa el objetivo es muy claro: que la persona dé lo mejor de sí misma y contribuya al crecimiento de la firma. La cuestión es ¿cuándo empieza a aportar valor? Para que sea lo más rápido y mejor posible la solución es un plan de acogida. Y éste no es un mero saludo y una pequeña explicación de qué se hace y cómo. Marta Romo, socia directora de Be-Up, lo considera fundamental: “Es una carta de presentación de la organización que permite a los profesionales entender dónde y con quién están, cuál es el objetivo de la empresa y cómo va ser su incorporación”. Según diversos estudios, un buen plan de acogida ayuda a garantizar que las personas se sientan cómodas en su nuevo puesto e incrementa la continuidad de los empleados después de tres años en la compañía.

Entre muchos otros puntos, un programa de acogida debe incluir los factores por los que la firma se diferencia de la competencia, quiénes son los clientes o usuarios y quiénes son las personas que trabajan en la empresa. David Comí, socio director de Incrementis, destaca además que “es importante visitar los distintos departamentos, conocer a los directivos y realizar cada tres meses reuniones de seguimiento y evaluación”. Asimismo, es recomendable asignar un tutor que se responsabilice de dar soporte y apoyo personal y profesional al nuevo empleado, orientándolo en la dinámica del día a día y en el establecimiento de las relaciones interpersonales que necesite.

En cuanto al tiempo que debe durar depende del sector, la posición, y, por supuesto, de la capacidad de la persona para acostumbrarse a nuevas rutinas. Pero, en general, se estima que oscila entre los 21 y 66 días. Comí diferencia “entre periodo de adaptación –unos 15 días– y una segunda fase de integración que debería finalizar generalmente al cabo de 12 meses”.

Aunque cada persona que se incorpora a una nueva posición precisa de un periodo de tutelaje, los planes deben adaptarse a las necesidades de cada perfil. Joan Pere Salom, director del área de consultoría de Human Capital de Deloitte, puntualiza que “es recomendable que cada uno de ellos pueda conocer lo antes posible a las personas con las que más va a colaborar o que desempeñan su mismo trabajo a través de reuniones específicas”.

¿Hacen todo esto las empresas? Nekane Rodríguez, directora general de Lee Hecht Harrison, reconoce que “en recursos humanos sabemos la importancia que tienen; sin embargo, solemos invertir mucho tiempo en la selección de las personas y lamentablemente después, por las prisas, descuidamos el momento más importante, que es cómo garantizar que el nuevo empleado adquiera las competencias de transición en el puesto y se adapte a la cultura de la empresa”.

Para Comí, “en épocas como las actuales estos planes deben ser prioritarios para que las incorporaciones tengan éxito y así reducir los costes que puede acarrear que el profesional no encaje en la firma”. Hay que tener en cuenta que la no adaptación sólo ocasiona problemas. Si el profesional no se siente cómodo, disminuye su motivación, implicación y aportación e, incluso, puede acabar dejando la compañía. Por otro lado, si es la empresa la que no está satisfecha con el nuevo fichaje acabará cambiándole de posición o despidiéndole. En cualquiera de los casos habría que comenzar un nuevo proceso de selección. Salom afirma que “se calcula que el coste de sustitución de un empleado en una organización es de 1,5 veces el salario de la persona sustituida, considerando el tiempo que la posición está vacante, el proceso de búsqueda del nuevo profesional y el de formación y acogida del nuevo empleado.

“Las pymes son las que más pecan en este sentido”, recuerda Romo, ya que no suelen dedicar recursos a la creación de estos programas. En estas empresas el proceso de integración suele ser informal y, en ocasiones ni siquiera se practica un recibimiento, pues se espera que el profesional recién llegado aprenda la cultura y los procesos corporativos por sí mismo. Éste es uno de los errores más comunes en las empresas: pensar que el trabajador tiene que espabilar solo. Aunque también es frecuente dar por supuesto que su experiencia anterior es bastante para el desarrollo del puesto y, algo que a menudo ni se cuestiona: creer que su superior inmediato tiene las competencias adecuadas para guiarle. Salom alerta de que “lo más pernicioso es que el profesional, si no entiende bien la organización y su estrategia, pueda estar dirigiendo sus esfuerzos a fines que no aportan valor o no son deseados para la empresa. Es decir, no es productivo”.

Las consecuencias de no adaptarse
La falta de adecuación al puesto de trabajo es una de las principales causas que repercute en los índices de rotación de las empresas. Estos son algunos datos que reflejan su incidencia:

Un estudio realizado por la consultora estadounidense Wynhurst Group pone de manifiesto que el 22 por ciento de la rotación de personal dentro de una organización tiene lugar tan sólo 45 días después de la contratación.

Las mismas investigaciones atestiguan que la mitad de los trabajadores con contrato por horas abandonan sus puestos de trabajo en los primeros cuatro meses.

El 50 por ciento de los ejecutivos recién incorporados abandona su puesto o son despedidos durante los tres primeros años de proyecto, informa el Corporate Leadership Council.

En el caso de los directores generales, una encuesta del Center of Creative Leadership, evidencia que entre el 40 y el 50 por ciento
de estos profesionales cesa en su cargo en los primeros 18 meses.

Fuente: Estudio realizado por Lee Hetch Harrison